Maak als werkgever het verschil met jouw employee journey

In een maatschappij waar talent schaars is, is het behouden ervan cruciaal. Leer hoe het verkennen en finetunen van elke stap in de “employee journey” niet alleen de werknemerservaring verbetert, maar ook de resultaten voor werkgevers transformeert. Ontdek hoe een employee journey een gamechanger kan zijn voor jouw zaak!

Wat is een employee journey en waarom is het belangrijk?

De employee journey of het werknemerstraject wijst op de volledige reis of rit (of hoe je het ook wil noemen) die de medewerker maakt doorheen jouw bedrijf. Deze start van zodra de medewerker solliciteert en eindigt wanneer de persoon de werkplek definitief verlaat. Daartussen maakt de medewerker nog heel wat ‘tussenstops’. Denk maar aan de onboarding van 0-6 maand of doorgroeien na +/- 3 jaar.

Waarom is een goed werknemerstraject nu zo belangrijk? Het zorgt – onder meer – voor meer omzet, minder personeelsverloop en minder (ziekte)verzuim. Bovendien maakt het jou als werkgever aantrekkelijker voor potentieel talent op de arbeidsmarkt en jouw huidige werknemers blijven langer.

Hoe geef je jouw employee journey vorm?

Een werknemerstraject uitstippelen, hoe begin je eraan? En is die dan voor elke medewerker hetzelfde? Hieronder beschrijven we de drie essentiële stappen om dit traject vorm te geven en hoe je ze ook effectief aanpakt. Met als doel dat jouw medewerkers tijdens hun loopbaan een positieve werkervaring krijgen.

Stap 1: deel je medewerkers op in verschillende functiegroepen

In organisaties zijn diverse werknemers actief, elk met hun eigen unieke ervaringen en behoeften. Een salesmedewerker zal bijvoorbeeld een andere werknemerservaring hebben dan een hr-professional.

Stap 2: breng in kaart hoe de employee journey eruit ziet per functie

Om dit traject in kaart te brengen, doorlopen we 6 fases of tussenstops. Bij elke fase geven we 3 waardevolle tips om ervoor te zorgen dat elke fase succesvol verloopt.

2.1. REKRUTERING OF SELECTIE

De selectiefase start van zodra de medewerker voor het eerst in aanraking komt met het bedrijf en loopt tot de ondertekening van het contract. Onze tips voor jou:

Zorg ervoor dat het rekruteringsproces niet te lang aansleept, anders loop je het risico dat de kandidaat afhaakt. En dat willen we niet hé!
Geef de kandidaat tijdig feedback na elke stap binnen het sollicitatieproces.
Betrek één of meerdere van de huidige medewerkers bij de sollicitatie, zodat de kandidaat ook toekomstige collega(‘s) even kan spreken.

2.2. PREBOARDING

Preboarding is de periode tussen het ondertekenen van het contract en de effectieve opstart van de nieuwe medewerker. Onze tips voor jou:

Bezorg hen een preboardingfilmpje met belangrijke, praktische weetjes bv. wanneer ze verwacht worden de eerste dag, parkinginfo, lunchinfo etc.
Laat een welkomstpakketje aan huis leveren met allerlei gadgets van de organisatie of een toffe wenskaart met een persoonlijke boodschap.
Moedig teamgenoten aan om de nieuwe collega al een connectieverzoekje op LinkedIn te sturen.

2.3. ONBOARDING

De onboardingperiode start op de eerste werkdag en eindigt wanneer de medewerker zo goed als up and running is. Je kan dit zien als een inloopperiode binnen het bedrijf. Onze tips voor jou:

Organiseer een ontbijt, lunch of afterwork met het volledige team op de eerste werkdag voor een vlotte integratie van de nieuwe collega.
Deel een opleidingsschema met de nieuwe medewerker en zorg dat het volledige team op de hoogte is en zich aan de planning houdt.
Voorzie voldoende feedbackmomenten om op de hoogte te blijven van wat er speelt.

2.4. ONTWIKKELING

Ontwikkeling is het doorlopend en continue proces van leren, ontwikkeling en groei van de medewerker.

Integreer voor elke medewerker een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) om hun persoonlijke groei en ontwikkeling concreet te plannen en op te volgen.
Stimuleer persoonlijke ontwikkeling door o.a. het aanbieden van voldoende opleidingsmogelijkheden en een duidelijk opleidingskader.
Creëer duidelijke carrièrepaden in de organisatie, zodat medewerkers zicht hebben op hun (toekomstige) groei -en ontwikkelingsmogelijkheden.

2.5. RETENTIE

In de employee journey is retentie van cruciaal belang omdat het bedrijf ernaar streeft waardevol talent te behouden voor continuïteit, stabiliteit en groei. Het doel is om werknemers tevreden, betrokken en gemotiveerd te houden, zodat ze langdurig bijdragen aan het succes van de organisatie.

Zorg voor erkenning en beloning: toon appreciatie voor het werk van je medewerkers. Beloon ze met een persoonlijke bonus of andere incentive zoals bijvoorbeeld een cadeaubon van hun favoriete winkel, restaurant of wellness. Of erken hun inzet aan de hand van een compliment, blijk van appreciatie etc.
Regelmatige feedback- en evaluatiegesprekken: zijn ze nog tevreden? Wat motiveert ze om te blijven? Zijn er zorgen of frustraties? Hebben ze feedback over de bedrijfscultuur of managementstijl?
Toon vertrouwen en biedt flexibiliteit: voor wat hoort wat. Heb je een goede medewerker die zich vaak flexibel opstelt? Wees ook flexibel naar je medewerker toe.

2.6. EXIT

Offboarding betreft de periode tussen het ontslag en de dag waarop de medewerker het bedrijf effectief verlaat.

Plan een exitgesprek in met de medewerker die de organisatie verlaat, zodat de reden van vertrek toegelicht kan worden. Hieruit kan je als werkgever leren en meenemen naar de toekomst.
Organiseer een afscheidsmoment waar je de medewerker nog even bedankt voor de voorbije tijd.
Bel de ex-medewerker een aantal weken na vertrek nog even op om te horen hoe het met hem/haar gaat.

Stap 3: Vraag feedback en stuur bij

Integreer de mogelijkheid voor de medewerker om feedback te geven over elke fase. Zo krijg je de mogelijkheid om bij te sturen en de employee journey te optimaliseren.

Maak als werkgever het verschil met jouw employee journey

“In order to build a rewarding employee experience, you need to understand what matters to your people”.

Hoe kan je je onderscheiden met jouw employee journey?

Elke organisatie heeft – bewust of onbewust – een bepaald traject dat werknemers afleggen. Het gaat er echter om, om je als bedrijf en werkgever te kunnen onderscheiden op dit vlak. We geven een aantal tips om jouw employee journey een niveau hoger te brengen:

Promises are meant to be kept! Zorg er dan ook voor dat beloftes die gemaakt worden bij aanvang van de employee journey ook waargemaakt worden doorheen het volledige traject.
Integreer de bedrijfswaarden in jouw aanpak en zorg dat deze in elke fase geïntegreerd worden. Dit betekent dat de bedrijfswaarden niet alleen worden gecommuniceerd tijdens de werving en onboarding van nieuwe werknemers, maar ook worden geïntegreerd van het dagelijkse werk tot aan eventuele promoties of vertrek.
Start initieel bij het aanwezige talent om jouw employee journey toe te passen. Eerst moet je immers intern waarmaken wat je aan de buitenwereld (potentiële sollicitanten) belooft.
Maak het persoonlijk, want elke medewerker is anders en heeft specifieke – individuele – behoeften. Probeer hier doorheen het volledige traject oog voor te hebben.

In het kort

Een sterke employee journey helpt je als organisatie om nieuw talent aan te trekken en (jouw huidig) talent te behouden op de lange termijn. Zorg hierbij voor een positieve beleving doorheen het aantrekken, doorstromen (en uitstromen) van medewerkers. Maak dit alles persoonlijk en op maat van de organisatie, zodat het volledige traject bij zowel het individu als de bedrijfscultuur past. Vergeet tenslotte niet om tijdig feedback te vragen, zodat je de employee journey continu kan bijsturen en optimaliseren.